Третій крок (звернення) – підготовка грантової заявки з урахуванням вимог відповідного грантодавця, надсилання цієї заявки, контакт з представниками організації-донора і отримання коштів або інших ресурсів.
Обов’язковою умовою успішного здобуття грантів є правильно підготовлений проект. Тому, розпочинаючи пошук фінансування слід пам’ятати, що за один день написати хороший проект неможливо і починати готувати проектну заявку необхідно завчасно.
Перш за все визначимося, що ми розуміємо під поняттям «проект». Слово проект є одним із найбільш уживаних у пресі, виробничій діяльності та навіть у побуті. Сьогодні проектний підхід формує стиль життя людей багатьох розвинених країн. У вітчизняній практиці протягом певного періоду поняття «проект» використовувалося переважно в технічній сфері як певні розрахунки, креслення, технічна документація, метою якою було втілення певного задуму при створенні нового продукту (приладу, послуги, споруди, тощо). При цьому проект розробки технічної документації називався «проектуванням». У світовій практиці для визначення даного процесу використовується термін – дизайн, проектування споруд, розробка виробів.
Сьогодні не існує єдиного загальноприйнятого визначення терміну «проект». У сучасному розумінні проект представляє певне завдання з визначеними вхідними даними і потрібними результатами, які обумовлюють спосіб його вирішення. Одним із найбільш вдалих, ми вважаємо, є визначення Світового банку, а саме:
Проект – це комплекс заходів, які здійснюються для досягнення чітко визначених цілей впродовж відведеного часу і за допомогою призначених на це фінансових ресурсів.
Тому, очевидним є висновок про необхідність професійного підходу до проектного управління як до інструменту, який дозволяє ефективно вирішувати і великомасштабні завдання розвитку економіки країни в цілому, і окремого виробництва, і проблеми розвитку невеликих територій, окремих сільських рад, підприємств та установ.
Підсумовуючи визначення проекту слід зазначити, що проект це діяльність спрямована на розвиток, поліпшення та зміну існуючої ситуації.
Впродовж останніх десятиліть міжнародними донорами розроблено процедури та методологічні принципи щодо підготовки проектів та управління ними. Їх застосування, а завдяки цьому і використання досвіду попередників, зменшує ризик допущення помилок, які виникають на етапі написання проекту, тим самим підвищуючи шанси на отримання коштів для його реалізації.
Незважаючи на те, що в кожного донора свої вимоги щодо оформлення проектних заявок, у їх структурі можна виокремити найчастіше повторювані елементи – так званий універсальний формат для написання проекту, який дозволить включити до заявки практично всі можливі розділи, що зустрічаються у вимогах різних донорів:
• Титульний аркуш
• Резюме проекту
• Вступ
• Постановка проблеми
• Мета і завдання
• Методи
• Цільові групи
• Припущення
• Очікувані результати
• Оцінювання
• Життєздатність проекту
• План реалізації
• Звітність
• Бюджет
• Додатки
Саме тому, до підготовки проектів, а відповідно і заявок на гранти доцільно ставитися не як до разової проби пера, а як до постійної діяльності по залученню додаткових ресурсів для розвитку організації. Така діяльність називається англійським словом фандрайзинг і включає в себе не тільки підготовку заявок на гранти, але і залучення матеріальних ресурсів з інших можливих джерел.
Факт підготовки і відправки заявки зовсім не є гарантією отримання гранту. Оскільки найчастіше гранти надаються на конкурсній основі, їх отримують організації, які зможуть цей конкурс виграти. Вважається, що ефективність діяльності буде нормальною, якщо буде профінансована кожна десята заявка (10%). Якщо ви відправили заявку і у відповідь отримали від грантодавця багато питань, значить ваша заявка продовжує конкурсну боротьбу. На всі поставлені запитання треба відповісти докладно і оперативно. Якщо ж ви отримали повідомлення про те, що ваша заявка не пройшла за конкурсом, спробуйте уточнити мотиви відмови і врахувати їх у подальшій роботі.
Відносини між організаціями, що надають гранти і організаціями, що їх отримують — це відносини партнерів. Успішно виконані проект допомагають фонду, що надає гранти, знайти гроші на подальший розвиток своєї діяльності. Максимально щирі, коректні відносини з грантодавцем допоможуть підготувати заявку та успішно виконати проект, а відтак отримати досвід і значно підвищити шанси на отримання наступних грантів з будь-яких джерел. «Провалений» проект ці шанси помітно знижує — інформація про проблеми грантоотримувачів поширюється серед грантодавців дуже швидко.
У разі отримання повідомлення про перемогу в конкурсі необхідно буде укласти договір з грантодавцем і суворо його дотримуватися. Грантодавець не тільки має право контролювати хід виконання проекту та цільове використання коштів, але і поширювати інформацію про грантоотримувача.